Onderhandelen met je leverancier over inkoopprijzen
Een prijsgesprek win je met voorbereiding, niet met volume. Neem de tien producten waar je het meeste geld aan uitgeeft, zet erbij wat je er het afgelopen jaar per eenheid voor betaalde en wat een andere leverancier vraagt, en vraag gericht om die regels. Een korting van 3% tot 5% op je grootste regels is vaker haalbaar dan een algemene korting op alles. Wat je verder kunt vragen: vaste prijzen voor een periode, een aankondigingstermijn bij verhogingen, gratis bezorging vanaf een bedrag, of betere condities op staffels.
Begin bij je tien grootste regels
In de meeste zaken zit 70% van de inkoopwaarde in 20% van de producten. Zoek uit welke dat bij jou zijn. Voor elk van die producten wil je drie getallen bij de hand hebben:
- wat je er nu per kilo, liter of stuk voor betaalt;
- wat je er een half jaar geleden voor betaalde;
- wat een tweede leverancier voor hetzelfde product vraagt.
Dat derde getal is je onderhandelingsruimte. Zonder vergelijking praat je over gevoel, met vergelijking over feiten.
Reken eerst uit wat het waard is
Voordat je belt: wat levert het op? Een voorbeeld. Je koopt 40 kilo zalm per maand tegen € 21,05. Vraag je 5% korting en krijg je 3%, dan scheelt dat € 0,63 per kilo, € 25 per maand, € 303 per jaar. Doe die rekensom voor je tien grootste regels en je weet meteen welk gesprek de moeite waard is en welke korting je echt nodig hebt.
Vraag ook wat geen prijs is
Leveranciers hebben vaak weinig ruimte op de kale prijs, maar wel op de voorwaarden. Dingen die je kunt vragen:
- Prijsgarantie. Vaste prijzen op je belangrijkste producten voor drie of zes maanden.
- Aankondiging. Verhogingen minimaal twee weken van tevoren melden, zodat je je kaart kunt aanpassen in plaats van het achteraf te ontdekken.
- Bezorging. Gratis levering vanaf een bedrag, of een extra bezorgdag.
- Staffels. Een lagere prijs vanaf een hoeveelheid die je toch al afneemt.
- Eenheid. Een andere verpakkingsmaat die beter bij je verbruik past, zodat je minder weggooit.
Leg vast wat je afspreekt
Zet de afspraak op papier of in een mail, met product, prijs per eenheid en geldigheidsduur. Controleer daarna elke factuur of de afgesproken prijs er ook echt op staat. Dat is geen wantrouwen: bij wisselende verpakkingen en handmatige orderinvoer gaat het gewoon soms mis, en een afspraak die je niet controleert bestaat in de praktijk niet.
Wat een reëel resultaat is
Reken niet op tientallen procenten. Realistisch is 3% tot 5% op de regels waar je echt volume hebt, plus betere voorwaarden op bezorging en aankondiging. Op een inkoop van € 12.000 per maand is 3% op de helft van je regels al € 180 per maand, ofwel € 2.160 per jaar. Dat is in de meeste zaken meer dan wat een prijsverhoging op de kaart oplevert, en je klanten merken er niets van.
Met MargeWacht heb je die cijfers klaar: per product de prijs van nu en van eerder, de stijging per leverancier, en een vergelijking met wat een andere leverancier voor hetzelfde product rekent. Afgesproken prijzen bewaakt de app op elke nieuwe factuur. Start 14 dagen gratis of klik door de demo.
Veelgestelde vragen
Hoeveel korting kan ik vragen aan mijn horecaleverancier?
Op de producten waar je echt volume hebt is 3% tot 5% een realistisch resultaat. Een algemene korting over het hele assortiment krijg je zelden.
Wat kan ik vragen als er geen ruimte in de prijs zit?
Vaste prijzen voor een periode, verhogingen vooraf aangekondigd, gratis bezorging vanaf een bedrag, betere staffels, of een verpakkingsmaat die beter bij je verbruik past.
Hoe weet ik of mijn leverancier zich aan de afspraak houdt?
Leg de afgesproken prijs per eenheid vast en vergelijk elke factuurregel daarmee. Bij wisselende verpakkingen en handmatige invoer sluipen er fouten in.