Inkoopfacturen verwerken in de horeca
Er zijn drie manieren: handmatig overtypen in een spreadsheet, je boekhouder de facturen laten boeken (dan zie je prijzen pas na de maandafsluiting), of een tool die de facturen automatisch uitleest. Voor margebewaking wil je de prijzen zien op de dag dat de factuur binnenkomt, per regel omgerekend naar kilo, liter of stuk.
Waarom je factuurdata zou bijhouden
Je boekhouding vertelt je dat je inkoop is gestegen, niet waar. Voor margebewaking heb je de regels nodig: welk product, hoeveel, tegen welke prijs per eenheid, en hoe dat zich verhoudt tot de vorige levering. Dat is een ander detailniveau dan een boekhoudpakket standaard vastlegt.
De drie manieren
| Manier | Voordeel | Nadeel |
|---|---|---|
| Handmatig in een spreadsheet | Gratis, volledige controle | Veel werk, foutgevoelig, blijft in de praktijk liggen |
| Via de boekhouder | Gebeurt toch al | Data pas na de maandafsluiting, meestal geen regelniveau |
| Automatisch uitlezen | Direct, per regel, weinig werk | Kost een abonnement; controle op de herkenning blijft nodig |
Wat je per factuurregel wilt vastleggen
- Leverancier en factuurdatum
- Productnaam en, als die er is, het artikelnummer
- Aantal en verpakkingseenheid (“6 × 1 kg”)
- Prijs per eenheid, omgerekend naar een vaste eenheid (per kg, per liter, per stuk)
- Het verschil met de vorige keer dat je dit product kocht
Veelvoorkomende valkuilen
- Statiegeld en emballage. Hoort niet in de productprijs; anders lijkt een krat duurder dan het is.
- Toeslagen. Vracht-, koel- of kleine-orderkosten horen bij de factuur, niet bij één regel.
- Wisselende verpakkingen. De ene keer per kilo, de andere per stuk of per colli. Reken alles naar dezelfde eenheid.
- Kortingen en creditregels. Een creditnota of retour hoort negatief mee te tellen.
- Tussentotalen. Niet meetellen als losse regel.
Automatisch uitlezen
Een tool leest de PDF of foto van de factuur, herkent de regels en rekent ze om. De kunst zit in het omgaan met onzekerheid: een goede tool gokt niet bij een onduidelijke regel maar legt hem aan je voor. Jij houdt de controle, maar het overtypen vervalt.
MargeWacht doet precies dit: je stuurt je inkoopfacturen door naar een eigen adres of uploadt ze, ze worden per regel uitgelezen en omgerekend, prijsstijgingen komen bovenaan, en de marge van je gekoppelde gerechten wordt bijgewerkt. Start 14 dagen gratis of bekijk de demo.
Veelgestelde vragen
Heb ik een boekhoudkoppeling nodig om inkoopfacturen bij te houden voor marge?
Nee. Voor margebewaking gaat het om de factuurregels (product, hoeveelheid, prijs per eenheid) en die haal je uit de factuur zelf, niet uit je boekhouding.
Kan ik factuurregels automatisch laten uitlezen?
Ja. Een tool leest de PDF of foto, herkent de regels en rekent ze om naar een vaste eenheid. Controle op de herkenning blijft nodig, maar het handmatig overtypen vervalt.
Waar moet ik op letten bij het verwerken van horeca-inkoopfacturen?
Haal statiegeld en toeslagen uit de productprijs, reken wisselende verpakkingen terug naar dezelfde eenheid, tel creditregels negatief mee en negeer tussentotalen.