Een cateringofferte calculeren
Reken een cateringofferte op vier posten: ingrediëntkosten per persoon, personeel, materiaal en transport en een opslag voor risico. Op food houden cateraars meestal een brutomarge van 65% tot 70% aan, met daarbovenop de uren en het materiaal apart doorberekend. Het gevaar zit niet in de calculatie zelf maar in de tijd ertussen: je geeft de offerte weken of maanden van tevoren af, terwijl je pas op de dag zelf inkoopt tegen de prijs van dat moment.
De vier posten
- Ingrediënten per persoon. Zet het menu om in een receptuur per gast en reken met de prijs van je laatste factuur, in dezelfde eenheid.
- Personeel. Uren maal je werkelijke uurtarief, inclusief reistijd en op- en afbouw. Reken ook je eigen uren mee.
- Materiaal en transport. Huur van servies, linnen, koeling, vervoer en de kilometers.
- Opslag voor risico. 5% tot 10% voor uitval, extra gasten, en prijsstijgingen tussen offerte en uitvoering.
Voorbeeld: walking dinner voor 80 personen
| Post | Berekening | Bedrag |
|---|---|---|
| Ingrediënten | 80 × € 9,10 | € 728 |
| Personeel | 4 personen × 7 uur × € 28 | € 784 |
| Materiaal en transport | servies, koeling, bus | € 310 |
| Opslag risico | 7% over de kosten | € 128 |
| Kosten totaal | € 1.950 | |
| Offerteprijs excl. btw | 80 × € 47,50 | € 3.800 |
| Marge | (3.800 − 1.950) / 3.800 | 49% |
Let op wat hier gebeurt: op de ingrediënten alleen is de marge 81%, maar over de hele opdracht blijft 49% over. Dat is normaal in catering en precies de reden om personeel en materiaal apart te calculeren in plaats van ze in een foodpercentage te verstoppen.
Waarom de marge tussen offerte en uitvoering wegloopt
Een offerte die je in maart afgeeft voor een bruiloft in september wordt ingekocht tegen septemberprijzen. Stijgt in die maanden je vis met 9% en je zuivel met 6%, dan gaat dat in dit voorbeeld ongeveer € 50 van je marge af zonder dat iemand iets fout doet. Twee dingen helpen:
- Herbereken de opdracht kort voor uitvoering met de dan geldende inkoopprijzen, zodat je weet waar je staat.
- Neem bij opdrachten die ver vooruit liggen een clausule op over prijswijzigingen, of kies een opslag aan de bovenkant van de marge.
Btw bij catering
Eten en niet-alcoholische dranken vallen onder 9%, alcoholhoudende dranken onder 21%. Reken je calculatie altijd exclusief btw door en splits op de offerte de posten met een verschillend tarief. Zie btw in de horeca.
Met MargeWacht leg je een cateringopdracht vast met de prijzen van dat moment en controleer je vlak voor uitvoering wat er nog van de marge over is, op basis van je laatste facturen. Start 14 dagen gratis of klik door de demo.
Veelgestelde vragen
Welke marge houd je aan bij catering?
Op de ingrediënten doorgaans 65% tot 70% brutomarge. Over de hele opdracht, dus inclusief personeel, materiaal en transport, blijft vaak 40% tot 50% over.
Reken ik mijn eigen uren mee in een cateringofferte?
Ja. Reken je eigen uren tegen hetzelfde tarief als dat van je personeel, anders lijkt de opdracht winstgevender dan hij is.
Hoe ga ik om met prijsstijgingen tussen offerte en uitvoering?
Herbereken de opdracht kort voor uitvoering met de actuele inkoopprijzen en neem bij opdrachten ver vooruit een clausule over prijswijzigingen op, of kies een opslag aan de bovenkant.